Como Escritorios de Contabilidade Organizam Entregas de Clientes

Escritorios de contabilidade vivem de prazos. Prazos fiscais, prazos trabalhistas, prazos de balanco. Perder um prazo pode significar multa para o cliente - é perder o cliente. Por isso, a organização é fundamental.

Neste guia, você vai aprender como escritorios de contabilidade podem organizar entregas de todos os clientes de forma eficiente, garantindo que nenhum prazo seja perdido.

1. Desafios da Gestão Contabil

Escritorios de contabilidade enfrentam desafios especificos:

• Prazos rigidos: Obrigacoes fiscais não admitem atraso
• Volume alto: Muitos clientes com obrigacoes semelhantes
• Dependencia externa: Cliente precisa enviar documentos
• Sazonalidade: Periodos de pico (IR, balanco anual)
• Rastreabilidade: Precisa provar o que foi entregue é quando
• Regulamentacao: Regras mudam constantemente

Sem um sistema robusto, é impossível gerenciar tudo isso de forma confiavel.

2. Calendario Fiscal como Base

O calendario fiscal é a espinha dorsal da organização de um escritorio contabil.

Obrigacoes tipicas mensais

• DCTF (dia 15)
• GPS/INSS (dia 20)
• IRRF (dia 20)
• PIS/COFINS (dia 25)
• ICMS (varia por estado)
• ISS (varia por municipio)
• Simples Nacional (dia 20)

Obrigacoes anuais

• IRPJ/CSLL
• ECF
• ECD
• RAIS
• DIRF
• Balanco patrimonial

Monte seu calendario

Crie uma visualização mensal com todas as obrigacoes é seus prazos. Isso serve como mapa para a equipe saber o que vence quando.

3. Organização por Cliente

Cada cliente e um universo com suas proprias obrigacoes, regime tributario é particularidades.

Estrutura por cliente

• Pasta/Projeto: Um espaço para cada cliente
• Regime tributario: Simples, Lucro Presumido, Lucro Real
• Obrigacoes aplicaveis: Quais declaracoes esse cliente precisa
• Responsavel: Quem da equipe cuida desse cliente
• Contatos: Quem no cliente envia documentos

Informacoes essenciais

Mantenha acessivel para cada cliente:

• CNPJ é inscricoes
• Certificado digital (validade)
• Histórico de entregas
• Pendencias é alertas

4. Tarefas Recorrentes Automaticas

Grande parte do trabalho contabil é recorrente. Configure tarefas que se repetem automaticamente.

Como configurar

1. Liste todas as obrigacoes de cada cliente
2. Para cada obrigacao, crie uma tarefa recorrente
3. Defina a frequência (mensal, trimestral, anual)
4. Configure o prazo com margem de segurança
5. Atribua o responsavel

Exemplo: Cliente no Simples Nacional

• DAS Simples - mensal, todo dia 15
• FGTS - mensal, todo dia 7
• Folha de pagamento - mensal, até dia 5
• DEFIS - anual, até marco

Uma vez configurado, as tarefas são criadas automaticamente todo mês. Você não precisa lembrar - o sistema lembra.

5. Gestão de Dependencias

Um dos maiores desafios: você depende do cliente enviar documentos para fazer seu trabalho.

Status "Aguardando cliente"

Crie um status ou etiqueta especifica para tarefas que estão esperando algo do cliente. Isso deixa claro que o atraso não é do escritorio.

Lembretes automaticos

Configure lembretes para o cliente quando documentos estão pendentes. No Planko, você pode integrar com WhatsApp para enviar lembretes diretamente.

Deadlines internos

Estabeleca prazos internos para recebimento de documentos:

• Obrigacao vence dia 20
• Prazo para cliente enviar: dia 10
• Primeiro lembrete: dia 5
• Segundo lembrete: dia 8
• Alerta de risco: dia 12

6. Comunicação com Clientes

Boa comunicação evita problemas e fortalece o relacionamento.

Canais de comunicação

• WhatsApp: Preferido pela maioria dos clientes
• Email: Para comunicacoes formais é com anexos
• Portal do cliente: Se você tiver um

Integração com WhatsApp

Planko permite que mensagens do WhatsApp virem tarefas automaticamente. Cliente pede algo, já vira tarefa na fila. Você também pode enviar lembretes por WhatsApp direto do sistema.

Comunicação proativa

Não espere o cliente cobrar. Envie proativamente:

• Confirmacao de recebimento de documentos
• Aviso de que obrigacao foi entregue
• Lembretes de prazos importantes
• Alertas sobre mudancas na legislacao

7. Distribuição na Equipe

Em escritorios com varios profissionais, distribuir o trabalho de forma equilibrada e essencial.

Modelos de distribuição

• Por cliente: Cada profissional é responsavel por uma carteira de clientes
• Por tipo de obrigacao: Um faz folha, outro faz fiscal, etc.
• Hibrido: Responsavel por cliente, mas especialistas para tarefas complexas

Visibilidade de carga

Use uma ferramenta que mostre quantas tarefas cada pessoa tem. Nos periodos de pico, redistribua para evitar sobrecarga em alguns.

Cobertura de ferias/ausencias

Documente o que cada pessoa faz para que outra possa cobrir em caso de ausência. O sistema de tarefas ajuda porque tudo está registrado.

8. Rastreabilidade é Histórico

Contabilidade exige rastreabilidade. Você precisa provar o que foi feito é quando.

O que registrar

• Data/hora de cada entrega de obrigacao
• Comprovante de transmissao (protocolo)
• Comunicacoes com o cliente
• Quem executou cada tarefa

Beneficios da rastreabilidade

• Provar ao cliente que obrigacao foi entregue
• Identificar padroes (cliente sempre atrasa documentos)
• Avaliar produtividade da equipe
• Evitar retrabalho ("isso já foi feito?")

Anexar comprovantes

Ao concluir uma tarefa, anexe o comprovante de transmissao. Assim você tem tudo em um lugar só.

9. Ferramentas Recomendadas

Planko

Ideal para escritorios pequenos é medios. Oferece:

• Organização por cliente
• Tarefas recorrentes automaticas
• Integração com WhatsApp
• Alertas de prazo
• Dashboard de produtividade
• Histórico completo de entregas

Sistemas contabeis

Alem da gestão de tarefas, você provavelmente usa sistemas contabeis especificos (Dominio, Fortes, etc). O ideal é que a gestão de tarefas complemente esses sistemas.

Armazenamento

Google Drive, OneDrive ou servidor proprio para documentos. Vincule os arquivos as tarefas quando possível.

Conclusão

Organizar entregas em um escritorio de contabilidade não é opcional - é sobrevivencia. Com calendario fiscal claro, tarefas recorrentes automaticas, gestão de dependencias é rastreabilidade, você pode atender todos os clientes sem perder prazos.

O segredo é sistematizar. Uma vez que você configura as tarefas recorrentes é os alertas, o sistema trabalha para você. Você para de depender da memoria e passa a confiar no processo.

Comece pelo básico: liste todos os clientes, suas obrigacoes é prazos. Configure tarefas recorrentes para cada um. Em poucas semanas, você vai ter um escritorio que funciona como relogio.

Perguntas Frequentes