Gestão de Tarefas para Agencias de Marketing: Como Não Perder Prazos de Clientes

Agencias de marketing vivem de entregar resultados para clientes. E entregar resultados significa entregar no prazo. Um post que atrasa, uma campanha que não sai na data, um relatorio que esqueceram de enviar - tudo isso afeta a confiança do cliente e, eventualmente, o contrato.

Neste guia, você vai aprender como organizar as demandas da sua agencia de forma que nenhum prazo seja perdido é nenhum cliente fique insatisfeito.

1. O Desafio das Agencias

Agencias de marketing enfrentam desafios unicos de gestão:

• Multiplos clientes: Cada cliente e um "mini-negocio" com suas demandas
• Prazos simultaneos: Varios deadlines acontecendo ao mesmo tempo
• Tipos variados de trabalho: De posts simples a campanhas complexas
• Aprovacoes externas: Cliente precisa aprovar antes de publicar
• Mudancas de última hora: "Vamos mudar a estrategia" na vespera
• Demandas urgentes: "Preciso disso pra ontem"

Sem um sistema robusto de gestão, a agencia vive em modo de apagar incendios. E nesse ambiente, erros acontecem é clientes são perdidos.

2. Tipos de Demandas em Agencias

Entender os tipos de demanda ajuda a organizar melhor:

Demandas recorrentes

• Posts para redes sociais (diarios/semanais)
• Newsletters (semanais/mensais)
• Relatorios de performance (mensais)
• Reunioes de alinhamento (semanais/quinzenais)

Demandas de projeto

• Campanhas publicitarias
• Lancamentos de produto
• Redesign de marca
• Produção de video

Demandas pontuais

• Ajustes solicitados pelo cliente
• Materiais urgentes
• Crises de reputacao
• Oportunidades de última hora

3. Organização por Cliente

A forma mais natural de organizar uma agencia é por cliente. Cada cliente é como um projeto separado.

Estrutura recomendada

• Projeto/Pasta por cliente: Todas as tarefas daquele cliente em um lugar
• Responsavel da conta: Uma pessoa que é o "dono" do relacionamento
• Equipe do cliente: Quem trabalha nas demandas daquele cliente

Informacoes de cada cliente

Mantenha acessivel:

• Briefing é diretrizes da marca
• Calendario editorial
• Histórico de entregas
• Contatos é preferencias
• SLAs é prazos acordados

4. Fluxo de Trabalho Tipico

Um fluxo de trabalho claro evita confusoes sobre em que estagio cada demanda está.

Fluxo sugerido para agencias

1. Briefing: Demanda recebida, detalhes sendo coletados
2. Produção: Equipe trabalhando na criacao
3. Revisão interna: Gestor/diretor revisando antes de enviar
4. Aguardando aprovacao: Enviado para cliente, esperando feedback
5. Ajustes: Cliente pediu mudancas
6. Aprovado: Cliente aprovou, pronto para publicar
7. Publicado/Entregue: Concluido

Visualização Kanban

Use um quadro Kanban com essas colunas para ver todas as demandas é em que estagio estão. Fica fácil identificar gargalos (ex: muita coisa "aguardando aprovacao").

5. Gestão de Prazos

Prazos são a vida da agencia. Perder prazo é perder confiança - é eventualmente, o cliente.

Tipos de prazos

• Prazo final: Quando precisa estar entregue/publicado
• Prazo interno: Quando precisa estar pronto para revisão
• Prazo de aprovacao: Limite para cliente aprovar

Trabalhe de tras para frente

Se o post precisa ir ao ar segunda-feira, trabalhe de tras para frente:

• Publicacao: Segunda 09h
• Aprovacao cliente: Sexta 18h
• Envio para aprovacao: Quinta 18h
• Revisão interna: Quinta 14h
• Produção completa: Quarta 18h
• Início produção: Terca 09h

Alertas é lembretes

Configure alertas para:

• 24h antes do prazo interno
• Quando tarefa está atrasada
• Quando cliente não aprovou a tempo

6. Comunicação com Clientes

Boa parte do trabalho da agencia é comunicação com cliente. Organize isso também.

Centralize a comunicação

Evite que conversas importantes fiquem perdidas em:

• WhatsApp pessoal de cada membro
• Emails dispersos
• Comentarios em redes sociais

Integração WhatsApp

Muitos clientes preferem WhatsApp. Com Planko, mensagens de WhatsApp podem virar tarefas automaticamente. O cliente pede, vira tarefa, ninguém esquece.

Histórico e contexto

Mantenha o histórico de decisões e aprovacoes junto com a tarefa. Se o cliente reclamar "isso não era assim", você tem o registro.

7. Equilibrio de Carga na Equipe

Em agencias, é comum algumas pessoas ficarem sobrecarregadas enquanto outras tem capacidade ociosa.

Visibilidade de carga

Use ferramentas que mostrem quantas tarefas cada pessoa tem. Planko mostra isso no dashboard de produtividade.

Distribuição por especialidade

• Designer: tarefas visuais
• Redator: textos é copies
• Social media: publicacoes é interacoes
• Gestor: estrategia é relacionamento

Sinais de sobrecarga

• Muitas tarefas atrasadas de uma pessoa
• Qualidade caindo
• Horas extras frequentes
• Reclamacoes ou sinais de estresse

8. Metricas para Acompanhar

O que você mede, você melhora. Acompanhe essas metricas:

Por cliente

• Tarefas entregues no prazo vs atrasadas
• Tempo medio de aprovacao
• Volume de demandas por periodo
• Horas dedicadas (se aplicavel)

Por equipe

• Throughput: quantas tarefas concluidas por semana
• Lead time: tempo medio do início ao fim
• Tarefas bloqueadas: aguardando algo externo
• Distribuição de carga por pessoa

Para o negocio

• Rentabilidade por cliente (horas vs receita)
• Capacidade da equipe vs demanda
• Tendencias de volume ao longo do tempo

9. Ferramentas Recomendadas

Planko

Ideal para agencias pequenas é medias (até 20 pessoas). Oferece:

• Organização por cliente/projeto
• Quadro Kanban para fluxo de trabalho
• Integração com WhatsApp
• Dashboard de produtividade da equipe
• Assistente de IA para organizar demandas
• Prazos é alertas automaticos

Alternativas

• Monday.com: Mais robusto, para agencias maiores
• Asana: Boa opção, mas mais complexo
• Trello: Simples, mas limitado para multiplos clientes

Conclusão

Gestão de tarefas em agencias de marketing não precisa ser caótica. Com organização por cliente, fluxo de trabalho claro, prazos bem gerenciados é visibilidade de carga da equipe, você pode entregar resultados para todos os clientes sem perder prazos.

O segredo é ter um sistema centralizado onde tudo está visível. Quando você ve todas as demandas de todos os clientes em um lugar, fica impossível esquecer algo. E quando a equipe sabe exatamente o que precisa fazer é quando, a produtividade dispara.

Comece organizando seus clientes no sistema. Depois, adicione as demandas atuais com prazos claros. Em poucas semanas, você vai ter uma operacao que funciona como relogio.

Perguntas Frequentes